Walau memiliki banyak tahapan, butuh waktu untuk mempelajari sistemnya, serta butuh sumber daya manusia yang mumpuni, electronic procurement atau e-procurement memiliki banyak keunggulan dibanding sistem procurement manual. Manfaat tersebut antara lain (1) biaya operasional pengadaan dapat ditekan; (2) meningkatkan produktivitas; (3) lebih transparan; (4) memperkecil human error; (5) efektif dan efisien; (6) akuntabilitas laporan keuangan meningkat; dan (7) adil, ujur, dan transparan. Sistem e procurement Indonesia dapat memberikan banyak keuntungan kepada perusahaan dengan berbagai manfaat tersebut. Oleh karena itulah sistem procurement manual secara perlahan mulai digantikan oleh sistem e-procurement.
Baca juga: E Procurement Indonesia dan Prinsipnya
Memperkecil Human Error
Salah satu manfaat jika Anda menggunakan software e-procurement adalah untuk memperkecil human error alias kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Kesalahan tersebut dapat terjadi pada berbagai tahapan pengadaan barang atau jasa. Hal ini dapat terjadi karena aktivitas pengadaan barang atau jasa alias procurement melibatkan banyak tahap dan juga banyak pihak. Meski dapat dilakukan dengan cara manual dan konvensional, risiko terjadinya kesalahan lebih besar dibanding e-procurement. Pasalnya, procurement konvensional menggunakan cara manual (tidak otomatis) dan dokumennya pun berbentuk fisik. Hal ini menyebabkan proses pengecekan dokumen menjadi lebih sulit dan butuh waktu lama. Jika terjadi kesalahan pada dokumen, maka akan butuh lebih banyak waktu untuk melakukan proses perbaikan dan pengecekan kembali. Namun, hal ini tidak akan terjadi jika menggunakan sistem e procurement Indonesia. Pasalnya, selain tampilan e-procurement yang sangat sederhana, sistem yang digunakan pada e-procurement juga ada yang bersifat otomatis. Hal ini jelas sangat meringankan beban user(pengguna) yang bertugas melakukan pengadaan barang dan jasa sekaligus mengurangi risiko terjadinya human error.
Karena adanya tahapan yang berjalan secara otomatis, user tidak akan kebingungan melakukan tahapan pengadaan barang dan jasa atau e procurement Indonesia selanjutnya. Dengan begitu, tidak akan ada tahapan yang terlewat ketika melakukan aktivitas pengadaan barang dan jasa menggunakan sistem e-procurement. Selain itu, adanya history atau riwayat transaksi juga dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dalam pengadaan.
